Die fünf Stellen, an denen im Büro die Zeit verschwindet

Wenn ich Büroinhabern erzähle, wie viele Stunden in einem Genehmigungsvorgang ungenutzt liegen, ist die erste Reaktion fast immer dieselbe: „So viel ist es bei uns nicht." Nach dem zweiten Kaffee kommt dann meistens die Aufzählung, und wir landen höher als in meiner Rechnung.

Das Problem ist nicht, dass jemand langsam arbeitet. Das Problem ist, dass diese Zeit an fünf Stellen verschwindet, die einzeln zu klein sind, um aufzufallen. Hier sind sie, mit ehrlichen Zahlen aus meinem eigenen Büro.

1. Die Beschaffung der Unterlagen

Vom ersten Kontakt bis zum vollständigen Datenpaket vergehen bei mir im Schnitt drei Wochen. Nicht drei Wochen Arbeit — drei Wochen Warten, unterbrochen von Nachfragen. Bestandspläne sind nicht da. Der Bauherr weiß nicht, dass er sie bei der Bauaufsicht anfordern kann. Fotos werden angekündigt und nicht geschickt.

Der Aufwand steckt nicht im Anfordern, sondern im Nachhalten: Wer hat was zugesagt, was fehlt noch, wann habe ich zuletzt erinnert. Rund zwei Stunden je Vorgang, verteilt auf zwanzig Unterbrechungen — und das ist die teuerste Form von Arbeitszeit, weil jede Unterbrechung Sie aus etwas anderem herausreißt.

2. Die Suche nach der richtigen Vorschrift

Jede Gemeinde hat ihre eigenen Satzungen. Stellplätze, Gestaltung, Erhaltung, Baumschutz. Bei einem Grundstück in einer Gemeinde, in der ich seit zwei Jahren nichts gemacht habe, geht eine halbe Stunde allein dafür drauf, den aktuellen Stand zu finden — und noch einmal so lange für die Frage, ob sich seither etwas geändert hat.

Dazu kommt die Frage nach dem einschlägigen Verfahren. Das ist in den letzten Jahren nicht einfacher geworden: In Nordrhein-Westfalen tritt zum 1. September 2026 der BauCode NRW in Kraft und ändert erneut zahlreiche Verfahrensregeln, unter anderem mit einer Genehmigungsfiktion im vereinfachten Verfahren.

Rund zwei bis drei Stunden je Vorgang, je nachdem wie fremd die Gemeinde ist.

3. Die Berechnungen — und ihre Kontrolle

Abstandsflächen, Flächen nach DIN 277, Kennwerte, Stellplatznachweis. Das Rechnen selbst ist schnell. Was dauert, ist das Nachvollziehbarmachen: Rechenweg dokumentieren, Eingangsgrößen belegen, bei unsicheren Werten beide Randfälle rechnen.

Und dann die Kontrolle. Wer im Ein- oder Zweipersonenbüro arbeitet, prüft seine eigene Arbeit — mit demselben Kopf, der sie gemacht hat, oft am selben Tag. Das funktioniert schlechter, als wir alle gerne glauben. Ein übersehener Spitzboden in der Geschossflächenzahl kostet Sie später mehr Zeit als die ganze Berechnung.

Rund drei Stunden je Vorgang, davon ein erheblicher Teil Kontrolle.

4. Die Korrespondenz

Anfrage an den Statiker. Erinnerung an den Statiker. Anschreiben an die Bauaufsicht. Antwort auf die Nachforderung. Zwischenstand an den Bauherrn. Jede einzelne Mail dauert fünf Minuten und ist inhaltlich fast identisch mit der vom letzten Vorgang.

Der Fehler liegt darin, dass wir sie trotzdem jedes Mal neu schreiben — weil das Suchen der alten Mail länger dauert als das Neuschreiben.

Rund zwei Stunden je Vorgang.

5. Was nach dem Projektabschluss passiert

Das ist der Posten, den fast niemand mitrechnet, weil er nicht mehr im Projekt steht. Die Genehmigung liegt vor, das Honorar ist bezahlt, und dann ruft der Bauherr an: Wie lange ist die Genehmigung gültig? Muss ich den Baubeginn anzeigen? Was passiert, wenn wir doch anders bauen?

Legitime Fragen. Nur werden sie nicht vergütet, und sie kommen bei jedem Projekt in derselben Form. Rund zwei Stunden je Vorgang, verteilt über Monate.

Macht in Summe

Elf bis zwölf Stunden, die weder Entwurf noch Planung sind. Bei fünfzehn Vorgängen im Jahr sind das über hundertsechzig Stunden — vier volle Arbeitswochen, in denen niemand entworfen hat.

Und jetzt kommt der Teil, der mich beim ersten Durchrechnen überrascht hat: Vier dieser fünf Stellen haben nichts mit Architektur zu tun. Nachhalten, Suchen, Kontrollieren, Antworten. Das sind Aufgaben, für die man in einem größeren Büro jemanden einstellt — und die in kleinen Büros beim Inhaber hängen bleiben, weil sich für zwölf Stunden im Monat niemand einstellen lässt.

Nicht die Arbeit ist das Problem. Es ist, dass sie zu klein für eine Stelle und zu groß für nebenbei ist.

Was ich davon abgegeben habe

Bei uns laufen inzwischen vier davon über feste Rollen: Unterlagenbeschaffung, Recherche, Berechnung mit getrennter Prüfung, Korrespondenz. Die Nachbetreuung nach Projektabschluss läuft über ein FAQ, das zum Abschluss automatisch aus dem Vorgang erzeugt wird — damit beantwortet sich ein Großteil der Fragen, bevor sie gestellt werden.

Was ich nicht abgegeben habe: den Entwurf, die Entscheidung und die Unterschrift. Das ist keine Bescheidenheit, sondern die Bedingung dafür, dass das Ganze verantwortbar bleibt.

Wenn Sie das für Ihr eigenes Büro einschätzen wollen, hilft eine simple Übung: Notieren Sie zwei Wochen lang bei jeder Unterbrechung, was Sie gerade tun. Nicht die Dauer — nur die Tätigkeit. Nach zwei Wochen sehen Sie Ihre fünf Stellen. Bei fast jedem Büro sind es dieselben.

Quellen und Hinweise

• Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung NRW: BauCode NRW — Drittes Update zur Landesbauordnung, Pressemitteilung Juli 2026. mhkbd.nrw
• Die Stundenangaben sind Erfahrungswerte aus meinem eigenen Büro über rund fünfzig Vorgänge, keine Studienergebnisse. Ihr Wert kann darüber oder darunter liegen.